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POLITICA Y PROCEDIMIENTOS EN EL MANEJO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES - OKLAHOMA SOLUCIONES INFORMATICAS

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1. Identificaci??n.


Nombre: Luis Fernando Vargas Miranda

NIT: 91.076.199-4

Domicilio: San Gil

Direcci??n: Carrera 9 15 03 Piso 1

Tel??fono: 7240080

Correo electr??nico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

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2. Marco Normativo.

La presente pol??tica de datos personales se encuentra enmarcada por los lineamientos de la Constituci??n Pol??tica de Colombia en su art??culo 15, las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013.

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3. Definiciones.

Para efectos de la presente pol??tica, se acoger??n las definiciones legales de los siguientes t??rminos:

a) Datos personales: Cualquier informaci??n vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

b) Autorizaci??n: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

c) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

d) Encargado del tratamiento: Persona natural o jur??dica, p??blica o privada, que por s?? misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

e) Responsable del tratamiento: Persona natural o jur??dica, p??blica o privada, que por s?? misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos.

f) Tratamiento de datos: cualquier operaci??n o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolecci??n, almacenamiento, uso o supresi??n.

g) Titular de la informaci??n: Sujeto del derecho de protecci??n de datos personales. Persona natural o jur??dica a quien se refiere la informaci??n que reposa en una base de datos.

h) Causahabiente: Persona que ha sucedido o heredado a otra por motivo del fallecimiento de esta.

i) Dato p??blico: Dato calificado como tal seg??n la ley o la constituci??n y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Se incluyen los datos contenidos en documentos p??blicos, sentencias judiciales ejecutoriadas y relativos al estado civil de las personas.

j) Datos sensibles: Dato personal que afecta la intimidad del titular o puede llegar a causar discriminaci??n en su contra, como los relativos al origen racial o el estado de salud.

k) Aviso de privacidad: Documento f??sico, electr??nico o de cualquier tipo mediante el que el responsable informa al titular de los datos la existencia de unas pol??ticas de tratamiento de datos personales, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento de sus datos.

l) Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, rectificar y actualizar las informaciones que se tienen sobre ella en bancos de datos, bases de datos y archivos p??blicos y privados.

m) Datos indispensables: Datos cuyo tratamiento es necesario para el cumplimiento de las obligaciones contractuales de LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA o para el desarrollo de sus actividades naturales.

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4. Derechos del titular de la informaci??n.

Los titulares de datos recogidos por LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA tienen derecho a:

a) Solicitar y conocer en cualquier momento los datos personales sobre s?? mismos que se encuentran registrados en las bases de datos de la empresa.

b) Actualizar y corregir estos datos en caso de considerar que son err??neos, inexactos, parciales o viejos, entre otros.

c) Que sea solicitada su autorizaci??n para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en los que no es necesaria la autorizaci??n.

d) Solicitar prueba de la autorizaci??n otorgada a LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA para el tratamiento de datos, excepto en los casos en los que no es necesaria la autorizaci??n.

e) Ser informado por LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA del tratamiento que se est??n dando a sus datos, previa solicitud.

f) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2013 y a las dem??s normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

g) Revocar las autorizaciones otorgadas y/o solicitar la supresi??n del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garant??as que tiene como titular. La revocatoria y/o supresi??n proceder?? seg??n lo dispuesto en la ley 1581 de 2013.

h) Obtener una copia de esta pol??tica de protecci??n de datos en cualquier momento y tantas veces como lo desee, previa solicitud.

i) Los dem??s derechos dispuestos en la constituci??n, la ley y los decretos reglamentarios.

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4.1 Datos de ni??os, ni??as y adolescentes:

En el caso de los datos personales de ni??os, ni??as y adolescentes LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA podr?? realizar el tratamiento de ellos siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales y se asegure el respeto al inter??s superior del ni??o, o cuando se trate de datos p??blicos. La autorizaci??n del representante legal de los menores se reglar?? por el art??culo 12 del Decreto 1377 de 2013.

4.2 Datos sensibles

Los datos sensibles solamente ser??n objeto de tratamiento cuando se cumpla alguna de las condiciones para que pueda realizarse este. Estas condiciones son:

a) El Titular ha dado su autorizaci??n expl??cita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorizaci??n.

b) El Tratamiento es necesario para salvaguardar el inter??s vital del Titular y este se encuentra f??sica o jur??dicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deber??n otorgar su autorizaci??n.

c) El Tratamiento se refiere a datos que son necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d) El Tratamiento tiene una finalidad hist??rica, estad??stica o cient??fica. En este evento deber??n adoptarse las medidas conducentes a la supresi??n de identidad de los titulares.

En el caso del tratamiento de datos sensibles, el titular no est?? obligado a dar autorizaci??n para su tratamiento. LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA deber?? informar al titular cu??les de sus datos son sensibles al momento de solicitarle autorizaci??n para hacerlos objeto de tratamiento.

5. Finalidad del tratamiento de los datos.

LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA podr?? recolectar y dar tratamiento a los datos personales ??nicamente para los fines expresados a continuaci??n:

a) Dar cumplimiento a la relaci??n contractual existente entre el titular de los datos y LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA, incluido el cumplimiento de obligaciones laborales o crediticias, as?? como las relaciones contractuales con terceras personas.

b) Proveer los productos y servicios requeridos por sus clientes.

c) Informar al titular sobre noticias, eventos, novedades de la empresa, promociones de productos y servicios o avisos institucionales, entre otros, por v??a telef??nica, electr??nica, postal o cualquier otro medio que LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA considere id??neo para el prop??sito.

d) Realizar estudios internos demogr??ficos, estad??sticos y sobre h??bitos de consumo.

e) Conservar la seguridad de personas, bienes e instalaciones de LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA, especialmente en el caso de datos obtenidos mediante c??maras de seguridad o documentos entregados por los titulares al personal de seguridad.

f) Publicar opiniones y recomendaciones en la p??gina web institucional o en otros medios publicitarios.

g) Ser utilizados en el desarrollo de las funciones propias de la compa????a seg??n su objeto social, la consecuci??n de las obligaciones emanadas de los contratos civiles y laborales y en especial las siguientes: 1. Realizar pagos de salarios a trav??s de entidades Bancarias. 2. Realizar reporte y pagos de seguridad social.

h) Organizar, sistematizar y entregar la informaci??n exigida por las entidades estatales y de control tales como UGPP, Ministerios, Superintendencias, DIAN, Despachos judiciales y todas aquellas que por su funci??n legal requieran informaci??n referente a la empresa y sus clientes o trabajadores.

i) Registro y control de las actividades realizadas por el trabajador as?? como la verificaci??n del cumplimiento de los reglamentos y lineamientos de Seguridad y Salud en el Trabajo u otros afines.

j) Ser aportados como evidencia para la defensa de los intereses de la empresa ante entidades administrativas y despachos judiciales en donde la empresa o uno de sus clientes sea parte.

k) Transferir y/o Trasladar los contratos laborales, las hojas de vida y cualquier informaci??n recabada durante la relaci??n laboral para que estas a su vez puedan suministrarla a los apoderados judiciales y legales con que cuente la firma para que pueda ser estudiada en su integralidad y/o aportada como prueba dentro cualquier proceso judicial, extrajudicial o administrativo en que sea necesario a juicio de los apoderados que se designen para el efecto. Lo anterior, aunque funja o no la empresa como parte en tales procesos judiciales y/o administrativos.

l) Realizar an??lisis y estudios de los contratos laborales as?? como de la informaci??n y datos personales a partir de esta para el mejoramiento continuo de las pol??ticas laborales de la empresa y el bienestar de sus trabajadores.

m) Transferir estos datos a terceros con quienes se haya firmado un convenio al respecto.

n) Comunicarse con el titular por medio telef??nico, electr??nico o cualquier otro.

o) Cualquier otro aspecto que la empresa considere conveniente o que se requiera para el cumplimiento de su objeto social.

p) Dar cumplimiento a sus obligaciones civiles, comerciales, laborales, tributarias, contables, contractuales y de cualquier otra ??ndole.

q) Todos los dem??s necesarios para el cumplimiento del objeto social.

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6. Modalidades de tratamiento

La informaci??n que se nos suministra puede ser objeto de recolecci??n, estudio, organizaci??n, clasificaci??n, divulgaci??n, transferencia, almacenamiento, an??lisis y en general la utilizaci??n y tratamiento por parte de LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA directamente o a trav??s de terceros.

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7. Consentimiento

LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA, sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, solamente podr?? proceder con la recolecci??n, almacenamiento, uso, transferencia, circulaci??n, supresi??n, divulgaci??n o cualquier otra forma de tratamiento, si el titular as?? lo consiente mediante autorizaci??n libre, informada, previa y expresa.

7.1 Otorgamiento de la autorizaci??n

La autorizaci??n del titular para el tratamiento de sus datos puede constar por medio f??sico, electr??nico, o cualquier otro que pueda ser posteriormente consultado y consista en prueba de la autorizaci??n dada de manera escrita o verbal, o mediante conductas inequ??vocas del titular de los datos que permitan concluir de forma razonable que otorg?? la autorizaci??n.

Algunos mecanismos mediante los que el titular puede manifestar su autorizaci??n son firmas, correos electr??nicos y autorizaciones verbales, entre otras. Tambi??n constituir??n autorizaci??n los clics en botones de la p??gina web en los que se manifieste expresamente que el titular est?? autorizando a LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA la recolecci??n y/o tratamiento de sus datos personales; esos botones tendr??n un enlace adyacente que conducir?? a una copia virtual de esta pol??tica de protecci??n de datos.

7.2 Prueba de la autorizaci??n

LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA deber?? conservar prueba de las autorizaciones dadas por los titulares para el tratamiento de sus datos. Si el titular solicita dichas pruebas, LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA est?? obligada a suministr??rselas.

7.3 Casos en los que no es necesaria la autorizaci??n

De acuerdo con la ley 1581 de 2012, no ser?? necesaria la autorizaci??n cuando se trate de:

a) Informaci??n requerida por una entidad p??blica o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos p??blicos.

c) Casos de urgencia m??dica o sanitaria.

d) Tratamiento de informaci??n autorizado por la ley para fines hist??ricos, estad??sticos o cient??ficos.

e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.

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8. Aviso de privacidad

El aviso de privacidad es un documento en formato f??sico o electr??nico que ser?? puesto a disposici??n del titular o sus causahabientes. En este aviso de privacidad se informar?? al titular de la existencia de las pol??ticas de protecci??n de datos y la forma de acceder a las mismas. Este aviso incluir??, adem??s, la identidad, domicilio y datos de contacto del responsable de los datos, el tratamiento al que ser??n sometidos los datos y la finalidad del mismo, los derechos del titular y los mecanismos dispuestos para que le titular conozca la pol??tica de protecci??n de datos y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

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9. Encargado del tratamiento.

LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA, como responsable del tratamiento de los datos, podr?? contratar a terceras personas para que se encarguen del procesamiento y tratamiento de los datos personales en su poder. En caso de suceder, estos terceros estar??n obligados a respetar plenamente todos los derechos de los titulares para la protecci??n de sus datos.

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10. Dependencia responsable del tratamiento de datos

LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA ha designado como ??rea responsable de la protecci??n y tratamiento de datos al DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRADOR DE LA PAGINA WEB. Ante esta dependencia el titular podr?? interponer consultas, quejas y peticiones por medio f??sico a la carrera 9 No. 15 03 San Gil, Santander; o por v??a electr??nica a la direcci??n Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Consultas

Los titulares y sus causahabientes podr??n formular consultas a LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA relativas a los datos del titular que reposen en las bases de datos institucionales a trav??s de la DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y ADMINISTRADOR DE LA PAGINA WEB mediante documento f??sico a la carrera 9 No. 15 03 San Gil, Santander o por v??a electr??nica a la direcci??n Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

Esta consulta ser?? atendida en diez (10) d??as h??biles. En caso de no poder cumplir este t??rmino, LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA informar?? al solicitante de los motivos de la demora y tendr?? cinco (5) d??as h??biles m??s para responder la consulta.

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11. Reclamos

Si un titular o causahabiente considera que la informaci??n contenida en las bases de datos de LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA necesita corregirse, modificarse o actualizarse, o sienta que esta ha incumplido en todo o en parte esta pol??tica de protecci??n de datos o las leyes con respecto al tema, o ha vulnerado alguno de sus derechos como titular de datos personales, podr?? interponer un reclamo ante la DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD en el cual manifieste la inconformidad e indique c??mo se le est??n vulnerando sus derechos.

El reclamo tendr?? que formularse mediante documento f??sico y presentarse en las instalaciones de dicha oficina. De haberse formulado en una dependencia de la empresa no competente para este prop??sito, esta tendr?? dos (2) d??as h??biles para hac??rselo llegar a la OFICINA UBICADA EN LA CARRERA 9 15 03 SAN GIL, SANTANDER. Si el reclamo resulta incompleto, se le informar?? esto al usuario dentro de los cinco (5) d??as h??biles siguientes a la recepci??n del documento para que lo subsane en los pr??ximos dos meses. De no hacerlo, se entender?? que el usuario desiste de su reclamo.

Desde el momento en el que el reclamo estuviere completo, se incluir?? una leyenda de ???reclamo en tr??mite??? y el motivo del mismo en el dato que corresponda de la base de datos y deber?? ser resuelto dentro de los siguientes quince (15) d??as h??biles contados a partir del d??a siguiente a la fecha en que fue recibido. En caso de no poder cumplir este t??rmino, LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA informar?? al solicitante de los motivos de la demora y tendr?? ocho (8) d??as h??biles m??s para responder el reclamo.

Una vez agotado este tr??mite y si el reclamante no estuviere de acuerdo con la respuesta del reclamo, podr?? elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

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12. Supresi??n de datos o revocatoria de la autorizaci??n

El procedimiento para solicitar la supresi??n de datos o la revocatoria de la autorizaci??n ser?? el mismo de los reclamos. Estos no proceder??n si el titular tiene el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. En caso de solicitar la supresi??n de los datos al considerar que no se ha hecho un uso adecuado de estos, ser?? necesaria la declaratoria de la Superintendencia de Industria y Comercio que certifique que el responsable ha dado un tratamiento inadecuado a estos.

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13. Cambio de pol??ticas

En caso de que LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA realice un cambio en esta pol??tica de protecci??n de datos que implique una modificaci??n sustancial de derechos, deberes, finalidades del tratamiento de datos o identificaci??n del responsable, deber?? comunicar estos cambios a los titulares antes o a m??s tardar al momento de implementar los cambios. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA deber?? obtener una nueva autorizaci??n del titular.

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14. Vigencia de las bases de datos.

La informaci??n contenida en nuestras bases de datos tendr?? una vigencia igual al periodo por el que el tratamiento de esta es requerido, o el periodo de vigencia se??alado por clausulas legales o contractuales.

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15. Vigencia de esta pol??tica.

Esta pol??tica entra en vigencia el d??a 16 del mes de Septiembre del a??o 2018 y reemplaza cualquier normativa interna existente sobre el mismo tema.

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LUIS FERNANDO VARGAS MIRANDA

NIT 91.076.199-4

REPRESENTANTE LEGAL